Als Teamassistenz (m/w/d) sorgst Du vom ersten Moment an dafür, dass sich unsere Gäste wohlfühlen und heißen externe Besucher und Geschäftspartner bei uns in den Räumen willkommen. Dabei kümmerst Du dich auch um die Bewirtung und das Vorbereiten des Besprechungsraumes und führst unterstützend das Protokoll beim Meeting selbst. Neben der sorgfältigen Bearbeitung der Ein-und Ausgangspost nimmst Du Anrufe professionell und freundlich entgegen, gibst kompetent Auskunft oder leitest sie an die zuständigen Ansprechpartner im Unternehmen weiter.
Kern Deiner Tätigkeit ist die Unterstützung der Geschäftsleitung und der anderen Teammitglieder in den verschiedensten administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Was heißt das konkret? Für unsere Ablage verfolgen wir beispielsweise die Idee eines papierlosen Büros, sodass nicht nur die Post, sondern auch alle Dokumente digitalisiert und gut auffindbar abgelegt und archiviert werden müssen. Außerdem besteht bei uns auch immer wieder Bedarf, neue Arbeitsdokumente wie Brief- oder Power Point-Vorlagen zu erstellen und sich beispielsweise um das Verfassen von Begleitbriefen beim Versand von Verträgen und anderen Dokumenten zu kümmern. Auch die Verwaltung und Kontrolle unseres Fuhrparks sowie die Organisation von Geschäftsreisen fällt in Deinen Verantwortungsbereich.
